04 Oct Cómo hacer una nota de prensa persuasiva y efectiva

Antes de explicarte cómo hacer una nota de prensa, debes tener en cuenta quién la recibirá; es decir, a qué medio de comunicación o periodista enviarás la información. Ten en cuenta que te diriges a un receptor, y, por ello, te recomiendo que enfoques el mensaje hacia el interés de quien te escuchará o leerá. Recuerda: Lo primero no eres tú ni tu marca.

Partiendo de aquí, la primera clave que te doy en este artículo es que te marques dos objetivos para redactar tu nota de prensa:

• Primero: que el profesional que lea tu nota de prensa sienta atracción por el titular.
• Segundo: que quiera añadir tu contenido a su parrilla de contenidos.

Fijarte en una plantilla o la estructura de una nota de prensa te viene bien. Pero si tu tema lo admite, prueba a saltarte las normas. Puede que esta sea la única forma de llamar la atención, y, por tanto, de que lean y publiquen tu noticia.

Ahora que sabes que lo primero es empatizar con tu destinatario, voy a guiarte acerca de cómo redactar una nota de prensa persuasiva paso a paso.

¿Qué es una nota de prensa y para qué sirve?

Una nota de prensa es un texto en forma de noticia de una empresa o entidad que se envía a los medios de comunicación. Es el documento a través del cual las personas o las marcas se dirigen a los periodistas.

Y, ¿qué es una noticia? Es un hecho o dato actual, novedoso y de interés general. Es decir, tu información ha de llamar la atención del medio, tanto que merece la pena ser compartido en su espacio. Así que, aquello que aportes debe ser lo suficientemente interesante como para que lo publiquen.

El comunicado de prensa condensa la información más importante de un acontecimiento presente o de un futuro inmediato y llamativo. No es la historia de tu empresa, no es un artículo de mil palabras y no es una entrevista que te haces a ti mismo. Debe ser un escrito breve, concreto y atractivo.

Por tanto, antes de hacer una nota de prensa, pregúntate: ¿Qué quiero conseguir con la difusión de la noticia? ¿Quiero que la publiquen como la envío? ¿Quiero que me llamen para pedir más información? ¿Quiero que me hagan una entrevista? ¿Quiero invitar a los medios a un evento? ¿Quiero presentar algo novedoso?

Ten en cuenta siempre que tu propósito debe estar alineado con el interés general. Esto quiere decir que lo que cuentes ha de aportar algo nuevo a las personas y al entorno. De nada sirve que comuniques que has sacado un nuevo producto al mercado, si ese producto no tiene nada de especial y es uno más del mecado.

¿Entiendes lo que quiero decir? Ponte en el lugar de la audiencia y cuéntales la historia que a ti te gustaría escuchar.

Puedes redactar una nota de prensa para:

• Mejorar la reputación de tu marca.

• Darle visibilidad.

•  Manejar la comunicación de una crisis corporativa.

• Aportar aclaraciones o declaraciones importantes.

• Ganar enlaces a tu web para aumentar tu autoridad en los buscadores de internet.

Aquí hago un inciso. Si este último es tu objetivo, ojo con los backlinks masivos. Si tuvieses la suerte de que 10 medios a la vez publicasen tu información y te enlazaran, un buscador como Google podría penalizarte.

Llegados a este punto, ya llevamos 4 factores importantes que necesitas saber para escribir una nota de prensa.

Ahora que tienes las bases claras, veamos cómo puedes organizar el contenido de tu información.

Estructura de la nota prensa, ¿cómo la organizas?

Para optimizar tu tiempo, puedes hacer una plantilla editable de tus notas de prensa. De esta manera, una vez que la completes con la estructura tradicional que te voy a mostrar a continuación, solo tienes que rellenarla con los datos necesarios en cada momento.

Encabezado

Empieza el documento añadiendo el nombre de tu marca y tu logo para identificarte.

Sigue con la palabra NOTA DE PRENSA para dejar claro que lo es. Parece obvio, pero llega tanta información a las bandejas de entrada, que muchas veces no se puede distinguir la publicidad de la información de interés.

Titular

Hay varios estudios acerca de la atención que prestamos a los titulares de las noticias. Según algunos de ellos alrededor del 80% de los lectores leemos solamente esta frase. Y por ello en ella se debe condensar la información que más adelante se va a extender y que un 20% no leerá.

Así que asegúrate de que esa única frase tiene gancho y es persuasiva a la vez que informativa, si quieres que el periodista siga leyendo tu texto. Inlcuso, si lo consideras necesario, puedes añadir un subtítulo.

Entradilla

Aquí añade la localización, la fecha de la información y resume la información principal con las preguntas que debe responder todo hecho noticioso:

Las 5 w: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?

Las 6w: ¿Cómo? + las anteriores

Si no puedes incluir todas las W, al  menos las dos o tres que sean más importantes en tu caso.

Cuerpo

El primer párrafo del cuerpo de la noticia es fundamental.

Es el que amplía la información de la entradilla y es la última oportunidad de enganchar al destinatario.

Los periodistas seguimos la pirámide invertida. Esto significa que debes dejar para el final los detalles o aspectos de menor relevancia. Digamos que la información va de más a menos porque al principio es cuando más atención nos presta el lector. Después nos abandona o lee con menos concentración e interés; esto se debe a que sabe que lo principal ya se lo has contado y eue al final los datos son menos relevantes.

Boiler Plate

Haz una breve presentación de quién eres y a qué se dedica tu empresa. Destaca tu propuesta de valor o tu propuesta única de venta. Indica qué haces por los demás y cómo y por qué eres diferente a tu competencia. Si tienes datos únicos añádelos.

Y después de esta breve reseña añade la información de contacto para que el periodista pueda localizarte, en caso de que necesite ampliar alguna información o hacer alguna aclaración. O incluso para pedirte una entrevista en exclusiva.

No olvides tu página web para que puedan enlazarte desde el medio (te ayuda con el SEO) e incluso tus redes sociales.

Y por último, te recomiendo que no mandes más de dos hojas (si es una, mucho mejor). Que de un vistazo se capte la información principal. Un periodista no tiene tiempo para leer notas de prensa de dos o tres páginas.

Una vez que tienes lista tu noticia, llega el momento de enviarla.

¿Cuándo enviar la nota de prensa? Mejores días y horas

Si sigues la premisa de la empatía, no pienses cuándo te interesa a ti enviar una nota de prensa; pregúntate cuándo le viene bien recibirla al periodista.

Si sacas un nuevo producto en unos días, ten en cuenta que el profesional no debe recibir tu información ni demasiado pronto, ni demasiado tarde. En el primer caso, porque puede que acabe archivado al no ser algo cercano. Y en el segundo, porque es posible que no le dé tiempo a publicarlo.

También debes tener en cuenta los horarios de las redacciones. El lunes no es un buen día porque la jornada suele estar cargada de trabajo y reuniones para organizar la semana. Lo ideal es que la envíes de martes a jueves por la mañana. Es cuando las redacciones están más activas y receptivas. No obstante, los viernes no los descartes porque son la mejor opción, si quieres entrar en la edición del fin de semana.

Infórmate de cuándo hace el cierre el medio y si tiene una periodicidad semanal, quincenal o mensual. Si una revista especializada sacó ayer su último número y no vuelve a sacar otro hasta dentro de un mes, la información de un evento de mañana puede que no le interese, porque 30 días después habrá perdido actualidad y atractivo.

Así que de nuevo piensa en el destinatario y tu objetivo para decidir cuándo enviar una nota de prensa.

¿Dónde enviar la nota de prensa? Segmenta antes de nada

Para escoger los medios de comunicación donde enviarás tu comunicado, ten en cuenta con quién quieres que relacionen tu marca. No es lo mismo salir en Hola que en National Geographic. Así que escoge el o los medios especializados que sean acordes con tu sector y con tus valores.

Revisa la prensa local y los portales de tu temática. Cuanto más cercano en ambos sentidos estés del medio, más probabilidades tendrás de que publiquen tu nota de prensa.

En este sentido, recuerda colocar la ubicación o la sección para que lo ubiquen fácilmente cuando vean el comunicado en la redacción . Por ejemplo, si indicas «Deportes» o «Madrid», lo pueden derivar al jefe de dicha sección, que es quien te interesa que lo lea. Por cierto, si sabes la dirección del profesional especializado, envíaselo directamente. Evitas pasar por varias manos.

En este sentido, elabora un listado exhaustivo de destinatarios para registrarlos y saber en cada momento dónde enviar la nota de prensa. Segméntalos en una base de datos de calidad.

Por sectores (Deportes, Moda, Economía).

Por alcance (Internacional, Nacional, Local, Freelance).

Por tipología (prensa, radio, televisión, agencia, blog). 

Al segmentar tu lista lo puedes enviar a menos medios, precisamente los más adecuados a tu temática u objetivo. A veces menos es más. Aquí piensa con estrategia. Si eliges un medio pequeño o cercano puede ser tu lanzadera para llegar a los medios grandes. Si estos ven tu noticia y les interesa te buscarán.

Si tras tu barrido de medios eliges un solo destinatario, díselo. Le harás sentirse especial. Déjale claro que ningún otro medio tiene esa información y que es exclusiva. Precisamente la exclusiva es lo que busca el periodismo y es una de las técnicas de la persuasión. Si el profesional accede a una información única es más atractiva y por ello tienes más probabilidades de que lo publique, porque será el único que lo haga y eso le da valor y diferencia al medio.

Dale Canergie, en su libro Cómo ganar amigos e influir sobre las personas, nos dice: «El deseo de sentirse importante es una de las principales diferencias que distinguen a los hombres de los animales».

¿Cómo enriquecer tu comunicado? Añade material interesante y persuasivo

Como tu noticia lleva texto, si dominas alguna de las técnicas persuasivas tendrás más éxito y lograrás el objetivo que te marques. Por ejemplo usando ciertas palabras poderosas.

Cuando escribas echa mano del recurso de la simpatía: somos más receptivos hacia quien nos resulta más agradable y con quien conectamos desde el principio. ¿Recuerdas que te he dicho que estudies bien al receptor?

También puedes ofrecer un recurso gratuito al medio o al profesional a quien te dirijas. Si lo haces, esa persona sentirá que está en deuda contigo y es posible que la forma de recompensarte sea publicando tu noticia.

Además puedes añadir recursos atractivos y descriptivos como videos, fotos y audios. Puedes complementar al texto los argumentos que la respaldan y que el periodista puede difundir para enriquecer la noticia.

Estos recursos le ahorrarán mucho trabajo al profesional y lo valorará porque, en lugar de tener que dedicar tiempo a conseguir material gráfico, se lo aportas tú. Eso sí, que sea de calidad.

Escribe tu testimonio antes de grabarlo y practica varias veces frente a la cámara. No envíes la toma hasta que no esté perfecta.

Complementa tu noticia con informes, gráficos, estudios y cifras que sean de interés. Al ser datos objetivos y visuales son ideales para un medio de comunicación.

Ojo, no envíes una nota de prensa adjuntando un pdf de 50 páginas porque no se lo leerán. Intenta resumirlo con los datos más importantes. Recuerda: siempre ahorra trabajo a los periodistas.

En caso de que avises de la celebración de un evento, envía la acreditación digital a la prensa para que acudan a cubrir la noticia de la cita.

Ejemplos de notas de prensa que puedes observar antes de crear la tuya

Además de conocer la teoría, puedes leer varios modelos de notas de prensa antes de ponerte manos a la obra.

Una de las fuentes que puedes tomar como referencia es la Agencia EFE. Fíjate en su estructura de nuevo y en la pirámide invertida que te he comentado.

Aquí puedes ver varios modelos de notas de prensa y ejemplos reales.

Últimos consejos

Una vez que hayas escrito tu texto léelo en voz alta una primera vez. Con este ejercicio detectarás los fallos de expresión o signos de puntuación, los cuales a priori pasan inadvertidos. ¿Cómo te suena?

Hazlo una segunda vez para revisar la gramática, la ortografía y la sintaxis. El objetivo es no dar trabajo de edición y corrección al periodista. ¿Cambiarías algo?

Incluye una tercera lectura, ahora por otra persona que no seas tú. Estar dentro de la información puede hacernos perder la perspectiva adecuada y hay errores pequeños que se nos escapan y que otros ojos ven a la primera.

Piensa que si tu trabajo es bueno y reincides en enviar comunicados serás bien recibido/a por el medio de comunicación. Si por el contrario no les diste buena impresión al principio, puede que ni abran tus futuros e-mails.

Cuando tengas la nota de prensa terminada, adjuntála en el correo electrónico. No la mandes en formato PDF, porque no podrán copiar y pegar tu texto. De nuevo facilita el trabajo al periodista.

En el asunto llama la atención con un buen titular (puede ser el mismo del propio comunicado). Y dentro del e-mail haz un resumen de la noticia, donde des la información más importante de forma irresistible y persuasiva para que el medio abra tu documento adjunto.

Y por último, sé accesible y muéstrate disponible para dar declaraciones adicionales, en el caso de que el medio las necesie. No envíes la nota de prensa y apagues el teléfono o cierres el correo.

Ahora es tu turno. Cuéntame. ¿Sueles redactar notas de prensa con todos los detalles que te he dado? ¿Había algún elemento que no tenías en cuenta? ¿Alguna vez te has salido de la norma y has tenido más impacto?